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Google Drive #Tuto

Ce que j'écris

The digital theory

Google Drive #Tuto

admin

Comme promis voici le premier tutoriel de la série. Un outil digital par essence donc, Google Drive. Le but du cours du 15 novembre était d'apprendre à l'utiliser pour travailler en groupe après avoir abordé plus tôt les fonctions principales de l'outil.

google_drive_logo

I. Qu'est ce que Google Drive, quelles sont ses fonctions principales ?

Google Drive est un service stockage et de partage de fichiers en ligne lancé par Google en avril 2012. Il permet, dans un premier temps de stocker, partager, modifier et visualiser différents types de fichiers, et de les synchroniser à distance avec des terminaux fixes (PC, Mac) ou mobiles. Dans un second temps, il permet de créer, à la manière de la suite Microsoft Office (traitement de texte, présentation, feuille de calcul...).

1. Un outil multi-plateforme

drive-google
drive-google

Un outil qui comporte deux utilisations principales que j'avais donc choisi d'expliquer en deux temps pendant mon intervention. Comme l'illustre cette image, Drive comporte une fonction Création (suite office) et une fonction Partage (service de Cloud).

Google Drive est un service de stockage, de consultation, de partage et de gestion de fichiers/dossiers en ligne lancé par Google en avril 2012. Il est constitué de :

- 5 GO d'espace de stockage (avec l'arrivée de Google Drive, Gmail passe automatiquement à 10 GO d'espace de stockage) - D’une application Google Drive pour Android et iOS

- D’une application de bureau pour synchroniser les fichiers de son ordinateur avec le service en ligne Google Drive ainsi que d’une version web permettant d’accéder à ses fichiers depuis n’importe quel PC ne disposant pas de l’application

- D’un espace de stockage qui communique avec les autres services de Google

- D’offres payantes, dont la tarification est échelonnée selon la capacité de stockage

2. Installer l'application 

L’application de bureau Google Drive permet d'organiser la synchronisation des fichiers entre son ordinateur (PC et MAC), son Smartphone, et la version web de Google Drive. Pour télécharger ces applications, rendez-vous sur le site web Google Drive. Vous devrez vous enregistrer au préalable avec vos identifiants Google (adresse gmail), pour procéder à l'installation. (Si vous n’en avez pas, rendez-vous ici pour vous inscrire).

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3. Options d'installation

Suivez les étapes (Conditions d’utilisation, connexion au compte Google). Lors de l'installation, vous pouvez choisir, sur votre ordinateur, les dossiers que vous souhaitez synchroniser avec l'espace Google Drive en ligne. Vous pouvez donc choisir de placer dès à présent en copie des fichiers dans le dossier Google Drive pour pouvoir y accéder depuis tous vos autres terminaux ou depuis la version web de Google Drive.

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Vous pourrez également choisir de lancer automatiquement Google Drive au démarrage de votre ordinateur (option cochée par défaut), pour une synchronisation automatique. Une fois l'installation terminée, la synchronisation entre dossiers en local et dossiers en ligne s'effectue automatiquement. L'application Google Drive est accessible via la barre des tâches en bas à droite de l'écran (logo triangulaire). Voilà, vous pouvez désormais synchroniser n’importe quel type de fichier en les glissant simplement dans le dossier Google Drive.

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4. Contenu

Sans titre 2
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Comme abordé précédemment, Drive propose un genre de suite Microsoft Office (traitement de texte, présentation, feuille de calcul) permettant la création de fichiers multiples appelés Google Documents. (En cliquant sur « Créer »).  

Evidemment, l'installation de l'app sur votre pc/mac n'est absolument pas obligatoire, on peut très bien se contenter de l'interface web sur le site de google drive qui permet elle aussi d'importer et d'exporter des fichiers via l'icone en forme de flèche en haut à gauche à côté de "créer".

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En effet, on peut stocker des données dans Google Drive de différentes manières. - Soit directement en les créant via les outils Google (Google documents, Google formulaires, Google dessin … - Soit « indirectement » (données créées et éditées avec d'autres applications du poste de travail, votre traitement de texte habituel par exemple) : • en les glissant-déposant (Ex. : depuis le bureau de votre poste de travail vers le raccourcis Google Drive qui s'y trouve), • en faisant tout simplement un « Enregistrer sous... » Google Drive. Attention, dans ce dernier cas les données déposées dans le répertoire Google Drive de votre poste de travail iront « se loger » via Internet sur le compte Gmail / Google Drive avec lequel vous vous êtes identifié (comme si vous faisiez une sauvegarde sur Disque Dur externe ou clé USB). Par ailleurs, l'outil permet aussi de partager le contenu du Google Drive vers d'autres destinataires, évitant ainsi de passer par mail (pièce jointe trop volumineuse, mail trop lourd etc.)

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Nous passons donc à la seconde partie, la perspective collaborative de Google Drive en se penchant sur sa fonction "suite office".

II. Utiliser Google Drive dans une optique collaborative

1. Préparer le travail de collaboration

Pour préparer le travail de collaboration, on applique la méthode vu dans la première partie.("Créer" choisir le type de fichier). Puis il suffit de produire son document (Texte, Présentation, Feuille de calcul...) et de le partager avec les gens avec qui vous souhaitez collaborer sur le document en question en cliquant sur l'onglet "Partager" en haut à droite du document.

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Ici, on peut aussi choisir ce que le destinataire pourra faire (Modification, Ajout de commentaire ou simple visualisation). A droite voici le mail que le destinataire recevra pour collaborer avec vous. Une fois cette première étape achevée, vous pouvez désormais commencer la collaboration.

2. Modifier un document commun Une fois le document partagé, le ou les destinataires sont donc libre de procéder à la fonction que vous leurs avez attribuée. Ici sur un document texte, mon destinataire à la possibilité de modifier le document. Voici ce qui apparaît lorsque je me connecte et que ce dernier est en train de modifier le document.

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C'est ici que réside l'intérêt majeur dans la collaboration sur Google Drive. Les modifications s'affichent en temps réel et vous permettent de réellement travailler en groupe. De surcroît si vous n'êtes pas sur le document au même moment que votre destinataire, l'outil dispose aussi d'un suivi de modification comme sur Word.

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3. Echanger

Enfin, la dernière partie de la collaboration sur Drive est l'échange. Il est en effet possible de commenter les documents et de chatter avec les personnes qui collaborent avec vous sur Drive.

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Ainsi s'achève le premier tutoriel de la série. J'espère qu'il vous a convaincu. Prochains tutos : Linkedin, Twitter et Scoop.it.

En attendant n'hésitez pas à partager, commenter, tweeter...